朝会で案件報告

制作チーム単位や部署単位などで定期的に案件の進捗を報告するミーティングを行う文化、よくあるかと思う。

例えばディレクター陣は各々別の案件を担当しており、ディレクターチーム全体で毎朝各々の案件の進捗を報告する時間を設けている、という状況が自分の経験談としても、割と当たり前のようにあった。

ただ、ほかの案件の報告を受けても、当事者でないと経緯が不明だったりしてそれが結局状況として問題なのか、そうでないのかいまいち伝わらないし、自分以外が報告している間はほぼ無為な時間となっているのが現実だった。例えば10人くらいが順に報告して合計30分ほど使うとすれば、5時間（0.625人日/1日8時間換算）の人件費を消費してしまう事になる。

無限に時間があればあるいは実施してもよいかもしれないが、納期までひっ迫している状況で30分間自分とは関係のない報告をただ聞くだけの時間はもったいないとしか言いようがなく、当時の上長にこのことを訴えた際に、上長自身が全案件の状況を把握するためだ、と言い放たれて唖然としたことがあった。

そう、上長は部署全体の状況を把握する必要がある。
それは確かにそうなのだが、30分で全体の状況を集約して効率化できているのは上長だけであり、報告する側は全員が上長に把握してもらうために30分持っていかれているのだ。

繰り返しになるが、当事者でない案件は多少詳しく状況の報告があってもやはり詳細はよくわからないし、それだけでは何ともできない。わからないものの報告に意味はない。

ではどうするべきか

そもそもだが、案件の進捗報告はいるのだろうか。

案件の進捗などはガントチャートなどで遅延状況が確認できるようにしておけば、上長はそれを必要なタイミングで確認すればよいだろうし、各スタッフの空き状況は日報や案件の予実管理などから稼働状況を見える化していれば、そこからおおよその要員計画は立てることはできるだろう。

とはいえ、報告会が全く不要だと考えているわけではない。
（日々の問題がない案件の細かなタスク報告は全く不要だが）

たとえば、個人的に報告として必要だと思うのは

• 案件でなにがしかのトラブルがあって至急のヘルプが必要
• 案件内でこういう失敗があった、成果があった
• リリース報告

などだろうか。

これらも勿論わざわざ報告会をしなくてもチャット等でのやり取りでもよいかもしれないが、対面で細かく確認できるという点では報告会という場を設ける意味はあるかと思うし、参加者全員にとって多少なりとも意味のある場にはなるはずだ。
また、報告会の場でこれらの情報がなければ即時解散すれば拘束時間の節約にもなるだろう。

なんとなくやっている文化は本当に必要なのか

今回は案件報告に絞った内容だが、ほかにも社内だけの決められた文化がある場合、
当たり前になりすぎていて何も疑問を持たずにやっていることはないだろうか。

それが本当に必要なプロセスだと思うのであれば、勿論そのまま維持すればよいと思うが、もしそうでないのであれば
そもそも必要なものなのか、改善の余地はないのかを意識しながら有意義な時間に変えていけるようにしたいですね。